Marshalcommissie (Bestuur & Roostermaker)
Roosterplanning, bezetting en zelfservice beheer van het marshal team.
Als lid van het Dagelijks Bestuur van de Marshalcommissie (Voorzitter, Secretaris of Roostermaker) ben je de drijvende kracht achter een soepele baanbezetting. In CourseWatch stel je de maandagenda op, nodig je marshals uit om beschikbaarheid door te geven, bewaak je de respons en stel je het definitieve rooster vast. Tevens beheer je zelfstandig het marshalkorps zonder de clubmanager te belasten, en download je kant-en-klare BOSA-vrijwilligersuren voor subsidies.
⚡ Belangrijkste Workflows & Stappenplan
Volg deze stappen voor een soepele en traceerbare afhandeling in het veld.
1. Maandagenda aanmaken en openstellen
Gewenste diensten klaarzetten en marshals uitnodigen.- Navigeer in het menu naar '📅 Rooster'.
- Kies de gewenste maand en genereer de gewenste dienstblokken (Ochtend 09:00-12:00 en Middag 12:00-15:00).
- Klik op 'Openstellen voor Beschikbaarheid'. Alle marshals ontvangen direct een uitnodiging per e-mail en Signal notificatie.
2. AI Conceptplanning Genereren (1-Klik Indelen)
Automatische conceptindeling volgens de 5 centrale bedrijfsregels.- Zodra marshals hun beschikbaarheid hebben ingevuld, open je de maandpagina via '📅 Rooster'.
- Klik op de knop '🤖 AI Conceptplanning Indelen'. De plannings-engine deelt alle openstaande tijdvakken binnen enkele seconden in.
- De planning borgt strikt de 5 regels: maximaal 4 diensten per maand, minimaal 1 rustdag tussen diensten, voorkeur voor 'Beschikbaar' boven 'Reserve', Jan-Robert Swagers doordeweeks alleen halve dienst, en een evenwichtige weekendbalans.
- Controleer het voorstel in de tabel en pas eventueel specifieke toewijzingen handmatig aan.
- Klik op '🔒 Rooster Vaststellen' om het definitieve rooster vast te leggen en te publiceren.
3. Respons bewaken en herinneringen versturen
Met 1 klik herinneren en niet-reageerders opvolgen.- Bewaak in de voortgangsbalk het responspercentage van de marshals.
- Gebruik de knop '🔔 Stuur Herinnering' voor marshals die nog niet hebben gereageerd.
- Wijs per dienstblok handmatig de gewenste marshal toe als alternatief voor de AI-planner.
4. Marshal Team Zelfservice & NEN-Personeelsbeheer
Marshalkorps beheren, NEN-etiquette, dienstjaren en AED-certificeringen.- Ga in het menu naar '🛡️ Marshal Team' (/marshal/team) of '👥 Personeel' (/personeel).
- Voer bij '➕ Nieuwe Medewerker / Marshal' voornaam, tussenvoegsel en achternaam in. De naam wordt automatisch conform NEN-norm gesorteerd ('Hoek, Henk van' onder de H).
- Leg optioneel geboortedatum, in-dienst-datum (dienstjaren jubileumtelling) en AED-herhalingsdatum vast.
- Bij een naderende AED-herhalingsdatum verschijnt er automatisch een oranje/rode attentiewaarschuwing.
- Wissel met de statusfilterknoppen eenvoudig tussen 🟢 Actief (standaard), ⚪ Inactief en 👥 Allemaal.
- Heeft een marshal 5x een fout wachtwoord ingevoerd? Klik op '🔓' om het account direct te ontgrendelen.
5. Vrijwilligersuren & BOSA Subsidie Jaaroverzicht (A4 PDF)
Urenregistratie controleren, CSV-export en officieel A4-jaaroverzicht printen.- Open '⏱️ Vrijwilligers' (/marshal/volunteer-hours) om de gewerkte uren van alle marshals en starters in te zien.
- Filter per jaar of maand en bekijk de verhouding weekdag/weekend en opleiding.
- Klik op '📑 Jaaroverzicht A4 (PDF)' (/marshal/volunteer-hours/annual/print) voor een formeel 3-sectie liggend document met handtekeningblok voor de BOSA-subsidie en gemeente.
- Klik op '📄 Download CSV Export' voor de ruwe brondata.
6. Wedstrijdkalender raadplegen ter afstemming
Grote toernooien en startvormen bekijken voor marshalinzet.- Open '🏆 Wedstrijdkalender' (/competitions) om te controleren wanneer er Shotguns of grote startvelden zijn.
- Stem de bezetting van starters en marshals af op piektijden en drukke luscombinaties.
- Print eventueel de dag- of weekbalielijst via '🖨️ Print Balielijst'.
Praktijktips & Veldadvies voor Marshalcommissie (Bestuur & Roostermaker)
- ✔ Omdat alle drie de bestuursleden (voorzitter, secretaris en roostermaker) de rol 'marshal_coordinator' hebben, kan de planning bij vakantie of ziekte naadloos worden overgenomen.
- ✔ Draai je zelf ook diensten in de baan? Gebruik in de planner de knop '✏️ Zelf Beschikbaarheid Invullen' om je eigen verhinderingen en voorkeuren op te geven.
- ✔ Raadpleeg het 'Spiekbriefje Presentatie JR Klikmethode' (in docs/) of video 2 via /static/videos/ voor snelle uitleg.
❓ Veelgestelde Vragen (FAQ)
Snelle antwoorden op operationele vragen.
Kunnen alle 3 de coördinatoren het rooster en de vrijwilligers bewerken?
Ja, iedereen met de rol 'Marshalcommissie (Bestuur / Coördinator)' heeft identieke bevoegdheden voor het rooster, de teamleden en de urenregistratie.
Kan een coördinator ook een gewoon dienstrapport invullen?
Zeker. Coördinatoren hebben dezelfde veldrechten als marshals en kunnen via '📋 Logboek' -> '➕ Nieuw Dienstrapport' hun ronde registreren.